ちょっとの工夫で仕事が変わる！効率アップに即役立つ３つの仕事術

仕事がなかなか終わらない！！サボっているわけでもないのに、なぜか思っているほど仕事が進んでいないこと、ありませんか？

その原因は、仕事の進め方にあるかもしれません。もちろん業務量そのものが多く、そもそも人手が足りていないというケースも考えられますが、ポイントを抑えて作業を効率化するなど、進め方を少し工夫することでもっと時間を短縮できるかもしれません。

今回はそんな時短・効率アップにつながる仕事術をご紹介します。仕事が早くなれば、周りから頼られて喜ばれるだけでなく、限られた業務時間を有効に活用できるので、自分自身のプライベートの時間も確保しやすくなります。

【効率ポイント１】仕事効率化は、タスク管理の見直しから

「上司からお願いされると断りづらい」「他人に任せるのが苦手」「これくらいの時間で終わるかな、という計画が外れる」など、仕事がなかなか終わらない理由はさまざまですよね。

しかしどのような理由であれ、『タスクを可視化する』ことで、ある程度は改善できる場合が多いです。

業務の『可視化/見える化』

『タスクを可視化する』とはどういうことでしょうか？

それは、自分の頭の中で「今日の仕事はあれと、あれと、あれがあって……」と考えるだけではなく、自分が対応すべき業務＝タスクを他の人から見ても一目でわかるように『可視化／見える化』することです。

まず、箇条書きでもかまわないので、自分が今抱えている仕事内容を書き出してみましょう。このとき、今抱えている仕事内容をただ案件として書き出すのではなく、「○○の資料作成」「○○のメールチェック」というように実際の作業内容がわかるような形で、案件ごとのタスクの内訳まで書き出すことがポイントです。

少し手間に感じるかもしれませんが、自分の今抱えている仕事内容をタスクとして整理し、『可視化/見える化』しておくことで、対応の抜け漏れを防ぐことができるうえ、タスクの進捗管理がスムーズになります。

このようにタスク管理を見直すことで、効率的に仕事を進めやすくなりますよ。

業務の『優先順位づけ』

業務を『可視化/見える化』したあとは、優先順位をつけてどれから着手するかを決めます。ポイントはそのタスクが『重要かどうか』『急ぐかどうか』の２点を考えること。

考えられるパターンは…

• A重要！＆緊急！
• B重要ではないけど緊急
• C重要だけど緊急ではない
• D重要でも緊急でもない

の４つ。一つひとつのタスクが４パターンのうちどれに当てはまるかを考えて、重要度と緊急度の高いものから優先的に着手していきましょう（優先順位A→B→C→D）。

【効率ポイント２】時短できるメール術

今や仕事をする上でメールは欠かせません。日本ビジネスメール協会の調査によれば、日本のビジネスパーソンは、1日平均12.62通のメールを送信し、39.28通を受信しているそうです。これを時間に置き換えてみましょう。例えば、メール1通を読むのに1分、書くのに6分かかるとすると、全部で115分……なんと1日2時間近くをメール対応に費やしている計算になります。

「メールを確認しているだけで午前中が終わってしまった…！」なんてことにならないよう、ここではメール対応にかける時間を短くするコツをお伝えします。

メール確認の回数を減らす

１つめの時短メール術は、１日の就業時間の中でメールを確認する回数をある程度決めておくこと。

メールが届くたびにメールボックスを確認しにいくと、その都度ちょっとした時間がかかってしまいますし、他の作業をしているときであれば集中も途切れてしまいます。“ちりも積もれば山となる”といいますが、就業時間全体で考えると、メール確認の回数が積み重なることで時間をロスしてしまっている可能性が高いのです。

そこで、例えば9時・13時・16時の3回……というふうに、メールをまとめて確認するタイミングを一日のスケジュールの中に組み込みましょう。

メールを確認するときには、新着メールすべてに目を通し、手早く仕分けることで未読メールをゼロにすることがポイント。いらないものはゴミ箱へ、返信に時間がかかりそうなものはどんどん下書き保存し、確認と整理と同時に進めていきます。すべて仕分けが終わった後、優先順位を決めて重要なものから返信するとよいでしょう。

１通あたりのメール作成時間を短くする

２つめの時短メール術は、メールを作成する時間をなるべく短くすること。

ビジネスメールには、お決まりのフレーズやよく使う文章のパターンがありますよね。例えば、冒頭や締めの挨拶やちょっと気遣いを込めるようなフレーズなど、文章そのものを予め辞書登録（単語登録）をしておくと便利です。

辞書登録とは、各PCに装備されている文字入力ソフトやユーザー辞書に、入力した言葉と変換される言葉（文章）を登録する機能のこと。例えば、「おつ」と入力し変換すると、「お疲れ様です。」と表示させることができます。

入力例：「おせ」

変換：「お世話になっております。株式会社○○の××でございます。」

入力例：「よろ」

変換：「何卒よろしくお願い申し上げます。」

このような要領で、よく使うフレーズすべてを辞書登録してしまえば、入力にかかる時間は格段に短縮できるはずです。

また、同じような内容のメールを繰り返し送信することがある場合は、テンプレートを作成しておくと、一から文章を作成する手間が省けて時短になります。

テンプレートを使ってベースとなる文章作成の時短をした分は、送り先や目的に合わせた内容・文章表現など、プラスアルファを考える時間にあてることもできます。時短を目指しながらひと手間を加える工夫を心がければ、相手に良い印象を与えることに繋がり、より気持ちよく仕事ができるようになるかもしれません。ただし、テンプレートを使うときには、送信先の企業名や担当者の名前など、入力間違いがないよう必ずチェックを忘れずに。

重要なメールを見つけやすくする

日々たくさんのメールを受信する中で、重要度の高いメールが埋もれてしまい、探すだけで時間がかかっていることはありませんか？あるいは、今日まで返信しなくてはいけないメールを見落としてしまうなんてことはないでしょうか？

3つ目の時短メール術は、メールの件名を工夫してメールをうまく仕分けること。

まずは案件やクライアント（取引先）ごとにメールボックスにフォルダを作成し、メールのフィルタリング（メールの自動振り分け）設定を行います。その際、普段から件名の頭に【○○様】【○○の件について】など、そのメールが誰に対して・何の用件を伝えるメールなのかが一目で伝わるような言葉を入れておくと検索しやすくなります。

ひとつの案件や同じクライアントとのメールのやりとりでは、用件が異なっていてもとくに件名を変えずにお互いに返信し合うのが一般的。その場合、件名の頭に「Re:」とつくだけなので、他のメールの中に埋もれやすくなってしまう可能性があります。

こうした事態を避け、他のメールと区別するためにも、返信するごとに用件に合わせて件名を書き換えるとよいでしょう。例えば、【最終お見積書ご確認のお願い】【次回打ち合わせについて】【8/7迄にご確認ください】など、内容だけでなく期日なども入れるなど表現を工夫すると、互いのリマインドにもなり、ミスも少なくなります。

このように件名の工夫は、メールの検索時間を短縮するだけでなく、仕事を進めやすくするメリットもあるので、ぜひ試してみてください。

【効率ポイント３】「整理整頓」こそ、時短の基本！

仕事を効率よく進めるには、仕事をする環境を整えることも重要です。書類や身の回りの「整理整頓」ができていれば、仕事の効率アップにつながります。

デスク周りの整理

まず、デスクの上に置くものをＰＣや電話など必要最低限に絞ってみます。一度すべてのものを取り払ってから、必要不可欠なものだけデスクの上に戻していくとわかりやすいですね。デスクの上を物置にしないように、本棚や引き出しの中など収納する場所を決めておき、使うときだけ取り出して手元に置き、使い終わったら元の場所に戻すという癖をつけましょう。

書類の整理

仕事をしているうちに気づけば大量に書類が溜まり、いざ必要となったときにはなかなか見つからないなんてこと、ありますよね。

書類整理のポイントは、まず溜めないことです。毎日一日の仕事終えるタイミングで、その日使用した書類が今後も必要か不必要かを分けて、必要な書類はきちんと分類して整理し、不必要な書類は捨てるようにしましょう。

また、よく使う書類だからといって、デスクの上に平積みにしておくのはNGです。必要でよく使う書類だからこそ、立て置きにできる硬いファイルなどの入れ物を活用し、整理・分類した上で収納しておくことをおすすめします。

例えば、A4サイズの書類が多いようであればA4サイズのファイルを用意するなど、サイズは統一しましょう。また、右から使う順番に縦置きにし、背表紙やインデックスを一目見て何が収納してあるかがわかるように見出しをつけましょう。そうすることで、使いたいときに迷わずパッと手に取れるので効率化することができます。

さらに「プロジェクトごとに分ける」「作業の進行順に分ける」「よく使うものごとに分ける」など、自分の作業に合わせて書類を分類するとわかりやすいですね。どのように分類するのがよいかは仕事内容にもよりますが、冒頭で案内した仕事の優先順位をつけるときのように一度「見える化」をすると、あなたの仕事に適した書類の分類方法がわかりますよ。