説明が苦手な人の特徴とは？ビジネスで使える“わかりやすい”話し方のコツ3選

わかりやすく伝えることは、ビジネスで大切なスキルです。職場で上司や同僚に仕事の進捗状況を説明する、お願いごとをするなど、自分が言いたいことをしっかり相手に伝えるためには、どうしたらいいのでしょうか？今回は、説明が苦手な人の特徴を踏まえ、わかりやすい話し方のコツを紹介します。

説明が苦手な人、話がわかりにくい人の特徴

話をしていて、相手の反応が悪い、なんだか話がかみ合わないといった経験はありませんか？それは、あなたの話し方に原因があるのかもしれません。次の項目に心あたりがある人は、要チェックです！

□自分のペースで話す

自分が話したいことを一気に話していることはありませんか？一言二言では終わらない説明の場合、相手があなたの話のペースについていけてないことがあります。

□話が長い、話が飛ぶ

たくさん説明をすれば、話がわかりやすくなるとは限りません。逆に要点がぼやけてしまうことがあります。また、説明をしている途中で思いついたことを話してしまうと、脱線してしまうことも。話が長い、話が飛んでしまう人は、「結局、何が言いたいの？」となってしまい、話がわかりにくくなります。

□主語を省いている

説明が苦手な人ほど主語を省略しがちな傾向にあります。相手も「わかっているはず」という思い込みはNGです。「〇〇会社の□□さんが」「△△の案件ですが」など主語を省いてしまうと、話の取り違えの原因にもなってしまいます。

□事実と意見を分けていない

説明に必要な事実関係を話しているつもりが、いつのまにか自分の意見や感想を入れてしまうことはありませんか？話す人の意見・感想が求められるケースであっても、事実と意見の使い分けをしないと、聞く相手が混乱してしまいます。

説明がわかりやすい人、わかりにくい人の違いを例文で解説

自分が説明上手かどうかわからないという人もいるかもしれません。そこで、例文で解説していきましょう。お題は、仕事の進捗状況（△△への発注日）を聞かれた場合、どのように説明するかです。

説明が苦手なAさん

「この間から何度も催促したのですが、クライアントの決済が遅れてしまい、発注が遅れています。困りますよね。2日遅れで24日に発注予定で、最終納品は、△△に頑張ってもらって、なんとか1日遅れで済みそうです。クライアントには了承済みですが、これで2回目ですよね。今後どうしましょうか？」

説明上手のBさん

「〇〇の案件は、24日に△△に発注予定です。当初の予定よりも2日遅れていますが、これはクライアント決済が遅れたためです。最終納品は1日遅れますが、クライアントには了承済みです」

では、実際にBさんのどこが説明上手なのか、Aさんのどの部分がわかりにくいのか、わかりましたか？

相手に伝わる！ビジネスで使える話し方のコツ3つ

1）結論から話す

説明上手のBさんは、結論から伝えています。相手にわかりやすい説明をするためには、最初に結論を伝えることが絶対条件となります。聞かれたことに対し、まず回答するようにしましょう。

話す順番は、結論→理由（根拠）→詳細です。
この順番を意識して説明する内容を組み立てていきましょう。Aさんのように理由や原因を先に話すよりも、結論から話すことで、相手もその後の説明が頭に入りやすくなります。

2）5W1Hを意識する

説明上手のBさんは、「〇〇の案件は、24日に△△に発注予定です」と、「何が」「誰が」と主語を明確にして説明をしています。これに対してAさんの説明では、明確な主語がなかなか出てきません。主語も含めた5W1Hをチェックしておきましょう。

・What（何が）
・When （いつ）
・Who （誰が）
・Where （どこで）
・Why （なぜ）
・How（どのように）

ただし、すべての説明に5W1Hが必要とは限りません。今から相手に説明しようとする内容では、この中で何がポイントとなるのか整理する必要があります。メモをして要点を整理するクセをつけましょう。メールで用件を伝えるなどの日頃の業務でも役に立つはず。早速始めてみましょう。

3）話を短くする（余計な話をしない）

説明上手のBさんは、一文を短く切り分けています。説明をスッキリさせていることで相手にも伝わりやすくなります。
説明がわかりにくいAさんは、一文が長くダラダラしています。おまけに聞かれたこと以外の情報や自分の意見・感想まで含んでいるので情報量が多く、説明のポイントがずれてしまっています。

この違いは、「聞かれたこと」について絞って話すか、「自分が話したいこと」を話すかによるもの。今、相手が何を聞きたいのか、何を求めているのか、しっかり意図をくみ、話すことが大切です。

また、補足事項がある場合は、最初の話題が終わってから話すようにしましょう。相手の反応を見てから次の話題に入るようすることも、説明上手になる秘訣です。

プレゼンテーションで押さえておきたい話し方のポイント

プレゼンテーションなど、ある程度時間を要し説明をする場合には、3つのコツ以外にも身に付けておきたいスキルがあります。それは、相手の反応を見ながら話すことです。

たとえば、専門用語を使ったときに聞き手の顔が曇ったら、違う言葉で言い換えるなどです。相手の反応を見ながら柔軟な対応を取るように心がけましょう。
また、途中で相手の理解を確かめるために、「ここまでは大丈夫でしょうか？」など、相手に聞くのも説明上手な人がやっている気遣いのひとつ。相手の理解スピードに合わせながら話すことが大切です。