これで謝罪メールも悩まない！ビジネスメール活用術とすぐに使える定型文４選

ビジネスメールを使いこなすことは、社会人としての必須条件です。慣れている人も、自分では気づかないうちに間違った使い方をしているかも！？

書き出し、件名の付け方、御社と貴社の使い分け・・・ビジネスメールにはさまざまなルールがあります。今回は基本的なビジネスメールの活用術と、お礼やお詫びなど、すぐに使える定型文をご紹介します。ビジネスメールの基本をチェックしてみましょう。

基本のビジネスメールの書き方

ビジネスメールには基本の形がある。

ビジネスメールの書き出しには基本の形があります。社外向けのメールでは最初に挨拶してから名乗り、社内メールの場合は、冒頭にねぎらいの言葉と一緒に名乗ると丁寧な印象を与えます。

社外向け例：　「お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。」
社内向け例：　「お疲れさまです。〇〇部の□□です。」

もう悩まない！件名の付け方

件名は、メールを開く前から用件がひと目でわかるようにするのが大切です。訪問後のお礼メールなどで、「今日はありがとうございました」のような件名を付けてしまうと、迷惑メールと勘違いされたり、開封を後回しにされたりする可能性があります。

大切なのは、相手の時間を無駄にせず、スマートに用件を伝えること。下記のような件名にすることで、開く前に何の用件かを伝えることができます。

お礼メールの場合：　「○月○日のお打ち合わせのお礼」
資料を送付する場合：　「○月○日会議参考資料のご送付」
緊急・重要な連絡の場合：　「【重要】○月○日 締切案件についてのお伺い」

すぐに返信が必要な場合、【至急】【要返信】などを付けて、重要度をアピールするのも一つの方法です。しかしこれを使いすぎると、本当に重要なものが伝わらなくなるので、利用頻度や重要度などを見極めて使うようにしましょう。

宛名の書き方

メールで宛名を書く際は、まず会社（団体）名 、部署名、役職名、名前、敬称を書きます。
名前を間違えてしまうととても失礼になります。そのため、メールを送る前に、名前や漢字の間違いがないか十分に確認するようにしましょう。電話で名前を聞いて漢字がわからない場合は、カタカナで表記するのも一つの方法です。

（例）
株式会社〇〇　△△部　部長
山本次郎 様

今さら聞けない！ビジネスメールのあれこれ

メールの「CC」は何のため？

ビジネスメールに欠かせない「CC」とは、複写を意味する「カーボン・コピー」の略。「TO」がメインの送信先なのに対し、「CC」は複写として同じメールを複数の相手に送信するための機能です。基本的に、「TO」に指定された人が返信を行うため、「CC」でメールを受信した人はメールの内容を把握していればOKです。

取引先にメールを送る際、同じチームで仕事をしている上司や同僚をCCに入れることで、仕事の進捗を共有することができます。「〇〇さんにメール送った？」「送りました！」というやり取りが不要になります。受け取った相手に、メールを共有しているメンバーを伝えるため、CCに入れた人の名前を書き添えると丁寧です。

（例）
〇〇株式会社　□□部　部長
△△様
（cc:株式会社△△　マーケティング部　□□）

御社と貴社はどうやって使い分けるの？

ビジネスメールを使っていてふと疑問に思うのが、御社と貴社の使い分け。自分の会社を「弊社」、取引先などの外部の会社を「御社」というのはみなさんご存じだと思いますが、「御社」と「貴社」はどう使い分けていますか？基本的に、この2つは同じ意味ですが、「御社」は話し言葉、「貴社」は書き言葉で使用するのが一般的です。

シーン別ビジネスメール定型文

お礼のビジネスメール定型文

・訪問のお礼

（例）
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきまして
誠にありがとうございました。

××様とお会いできましたご縁を大切にして、
より一層精進して参ります。

今後ともどうぞよろしくお願いいたしします。

・お歳暮やお中元のお礼

（例）
このたびは、結構なお品物をお贈りいただきまして、
誠にありがとうございました。
社員一同で喜び、とてもおいしく頂戴いたしました。
〇〇様のあたたかいお心遣いに、感激しております。

来年度も、変わらぬお付き合いのほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。
略儀ながら、まずはメールにて御礼申し上げます。

謝罪のビジネスメール定型文

・間違いの謝罪

（例）
△月△日付でご送付いたしました契約書類につきまして
内容に一部誤りがございました。
大変申し訳ございません。
つきましては、修正した書類を改めて送付させていただきます。
こちらは○月○日に到着予定ですので
ご査収くださいますようお願い申し上げます。

今後はこのような間違いが起こらぬよう、
細心の注意を払って業務に当たっていく所存です。
今後とも変わらぬご指導のほどどうぞよろしくお願い申し上げます。

催促のビジネスメール定型文

・日程調整、（書類・請求書返送）の催促

（例）
△月□日に次回ご面談の日程確認の（請求書・書類のご返送について）ご連絡を差し上げておりましたが、ご確認いただけておりますでしょうか。

誠に恐縮ですが、△月✕日までにご連絡（ご返送）いただけますと幸いです。
（なお、すでにご返送いただいておりました場合、何卒ご容赦いただきますようお願い申し上げます。）

どうぞよろしくお願い申し上げます。

こちらの都合を相手に伝える定型文

・部署異動（退社）

（例）
私事ではございますが、△月□日をもちまして、
□□部から△△部に部署異動いたしました。
（退社することになりました。）

〇〇様にはたくさんの学びをいただき、感謝の気持ちでいっぱいです。
心より御礼を申し上げます。

なお、△月からは後任の○○花子が担当させていただきます。
本人より挨拶に伺わせていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします。

今後ともご指導、ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
（またどこかでお会いできることを楽しみにしております。〇〇様のご多幸とご活躍を心よりお祈り申し上げます。）

・長期のお休み

（例）
私事で恐縮ですが、下記の期間休暇をいただきます。
期間：△月○日～△月□日
不在中の担当：〇〇部　□□花子
連絡先：000-0000-0000

なお、休暇明けの出社は△月□日○時です。
不在中、ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。