読みたくなる！魅せるPowerPoint資料作成のテクニック

時間をかけて一生懸命PowerPointで作成した資料。それを見た上司や先輩たちに「何を言いたいかわからない」「同じことを何度も言っている」などと指摘されてがっかりした経験はありませんか？どうやってわかりやすい資料を作ったらいいかわからない…とお悩みの方も多いはず。そこで、伝えたいことを伝わりやすくするため、情報やデータを取捨選択して、効率的にメッセージを伝えるテクニックをご紹介します。

人間の集中力・理解力には限界がある。

PowerPointで資料を作る際に、ついやってしまいがちなのが、情報を入れ過ぎてしまい、読み手に何を伝えたいのかわからなくなってしまうことです。資料にできるだけ情報を入れたい気持ちはわかります。しかし、読み手から見ると、情報量の多い資料では、理解力が落ち、飽きやすくなります。つまり資料において、「わかりやすい」と「たくさん入れたい」は両立できないということです。
そこで、PowerPointで資料を作る際に注意したいのは、デザインをキレイに作るより、入れる情報の要・不要の選別。内容を「説明する」ことより、「一目でわかってもらう」ことに重点を置きましょう。情報の選別のコツは、伝えたいことを整理して、シンプルに表現することです。

早速やってみよう！PowerPointの制作手順

それでは早速PowerPointで資料を作ってみましょう。読みやすい資料を作るための、4つの手順をご紹介します。

1.情報整理、取捨選択

資料を作る際にまずやることは、一番伝えたいことは何かを項目ごとに書き出すことです。書き出して整理することで、必要な情報とそうでない情報が可視化できます。一番伝えたいことを伝えるために使用する情報を最大限まで絞っていきます。補足や注意点など、付随する情報は最低限含めるようにします。まず最低限の情報で資料を作り、後から必要に応じて付け足していけばいいのです。

2.情報をページに割り振る

次に、最大限に絞った情報をページに割り振っていきます。

Step1　まず、スライドサイズを決めます。
印刷に適した3：4か、スライドに適した16：9のどちらにするかで形が大きく変わります。

Step2　次に、表紙、目次、見出し、ページ数表記など、全ページに関わる箇所の要・不要を決めます。
後から追加すると、手間になる可能性が高いため先に決めましょう。

Step3　1ページに情報を入れ過ぎないように注意します。
何となく「窮屈感」を感じたら、ページを分ける感覚でちょうどよいと考えるといいでしょう。

3.デザイン要素の追加

情報を整理してページを割り振ったら、着色や図形などを用いて、情報を整頓していきます。数値情報は、グラフや表を用いると、より一目でわかりやすい資料になります。アイコンやイラストを入れることで、アクセントを添えられます。

Point!　さらに、読みやすさがアップするテクニック

・余白を作る
スライドの天地左右に、同幅の空きスペース（マージン）を作ります。余白を作ることで、読みやすさをアップさせることができます。

・文字のメリハリをつける
文字の色・大きさ・太さを変えてメリハリをつけると、伝えたい情報をより目立たせることができます。

・文字に「囲み」をつける
文字を枠で囲むことで、強調したい箇所の優先順位をつけられたり、情報をグルーピングしてわかりやすく見せることができます。

・使う色を絞る
色を多用すると何が大切な情報なのかわからなくなります。例えば、文字に使用する基本の色を決める、強調させるために目立たせる色を決める、などルールを決めて色を使い過ぎないようにしましょう。

・フォントの種類を統一する
ゴシック体と明朝体であれば、可読性の高いゴシック体を使うことをおすすめします。また、フォントに限らず、デザインにある程度ルールを決めることで、安定感が増し、読みやすくなります。

・装飾は最小限にする
アイコンやイラストなどの装飾は、「伝えたい箇所」の邪魔にならない程度に使います。資料の主役はあくまでも「情報」。大切な情報が最も目に入るように心がけます。

4.ブラッシュアップ

資料にデザイン要素を追加したら、最後はもう一度最初から見直し、ブラッシュアップしていきます。チェックリストを参考に、ひとつひとつチェックしていきましょう。

【チェックリスト】
□　1ページ内で情報が重複していないか
□　ページが多くなり過ぎていないか
□　ページ内で窮屈感はないか
□　わかりづらい用語や言い回しはないか
□　文字が大き過ぎないか、小さ過ぎないか
□　過剰装飾と感じる箇所はないか