大事なデータを消しちゃった…！仕事でミスをした時に覚えておきたい対処法と気持ちの切り替え方

仕事をしていると避けられないのが、うっかりミス。思わぬ失敗をしてしまった時、つい焦ってしまいますよね。でも、正しい対処法や気持ちの切り替え方を覚えておけば大丈夫。仕事のミスで焦ることや落ち込むことも少なくなるはずです。

青ざめた！こんな仕事のミス、やってしまったことないですか？

たとえ青ざめるほどの失敗をしてしまっても対処法があったり、ミスをした後の対応によっては大ごとにならずに済んだりする場合があります。ここではオフィスワークに欠かせないExcelやメールの操作ミスや、発注や電話対応のトラブルについて対処法をご紹介します。

１．Excelで作業中にデータが消えてしまった…そのファイル、復元できるかもしれません！

Excelでは、破損したブックを開くと自動的に回復モードが開始され、そのブックが開き直されると同時に、ブックの修復が試みられます。ただし、常にファイルの回復モードが自動的に開始されるとは限りません。ファイルの回復モードが起動しない場合は、次の手動プロセスを使用してブックの回復を試してみましょう。

＜破損したブックを修復する方法＞

1. [ファイル]、[開く] をクリックします
2. 破損したブックが保存されている場所とフォルダーを選びます
3. [ファイルを開く]で、破損したブックを選びます
4. [開く] の横にある矢印をクリックし、[開いて修復] をクリックします
5. ブックのデータをできるだけたくさん回復するには、[修復] をクリックします

[修復] でデータを回復できない場合は、[データの抽出] をクリックすれば、ブックから値と数式を抽出できます。また、作業中にブックが破損したけれど、変更をまだ保存してなかった場合は、最後に保存したバージョンに戻すことができます。

＜破損したブックのデータを回復する方法＞

1. [ファイル]の [開く]をクリックします
2. 開いているブックの名前をダブルクリックします
3. ブックを再度開くには、[はい]をクリックします

※参考： Microsoft ヘルプ
※上記は、Excel for Office 365、Excel 2019、Excel 2016、Excel 2013の対処法です

２．メールの送信先を間違えた…そのメール、取り消しできるかもしれません！

メールを送信した後で宛先や内容の間違いに気づいても、一度送ってしまったメールは、基本的には削除できません。でも、メールソフトによっては取り消せる場合があります。

【Outlookの場合】

Outlookには、メッセージの取り消し機能があります。受信者がまだメッセージをダウンロードしていない場合は、誤って送信したメッセージを取り消すことができます。以下の手順で試してみましょう。

＜送信したメッセージを取り消す、または置き換える＞

1. [送信済みアイテム] フォルダーを開きます
2. 取り消すメッセージを開きます。
3. [メッセージ] タブの[アクション]で[メッセージの取り消し] を選びます。
4. [未読ならば、受信トレイから削除する] または [未読ならば、削除して別のメッセージに置き換える] をクリックし、[OK] をクリックします。

メッセージの取り消しは、自分と受信者の両方が同じ組織内で Office 365 または Microsoft Exchange のメールアカウントを持っている場合にのみ使用できます。

参考：Microsoft ヘルプ

【Gmailの場合】

Gmailにも、送信取り消し機能があります。メールを送信した直後ならメッセージの取り消しが可能です。まずは以下の手順で設定して、取り消し機能を試してみましょう。

＜メッセージを取り消せる時間を選択する＞

1. パソコンでGmailにアクセスします
2. 右上にある設定アイコンをクリックします
3. [送信取り消し] の横で送信を取り消せる時間を5、10、20、30 秒から選択します

＜送信取り消し機能でメールを取り消す＞

1. メールを送信すると、左下に [メールを送信しました] と表示されます
2. 送信した直後の数秒間は、[取り消し] または [メッセージを表示] を選択できます
3. [取り消し] をクリックします

参考：Gmail ヘルプ

３．電話を待たせてお客様がお怒りに…慌てるのはまだ早い！

電話に出るのに時間がかかり、お客様を怒らせてしまった…。オフィスワークはもちろん、コールセンターの仕事ではよくあるトラブルですよね。お客様がお怒りになってしまった場合の解決策は、最初にお詫びの言葉、最後に感謝の言葉を添えることです。

お待たせしたにも関わらず、何の謝罪の言葉もないまま本題に入ってしまうと、火に油を注ぎ、クレームに発展してしまうこともあります。電話に出る時は必ず「大変お待たせいたしました」とお詫びの言葉を添えてから、話を始めましょう。

そして、相手の立場になって話をよく聞き、その心情に寄り添った言葉をかけましょう。怒っている相手が求めているのは、自分の憤りを理解してもらうことです。自分の気持ちが理解されていると感じれば、怒りも鎮まります。最後に「貴重なご意見をありがとうございました」と感謝の言葉も伝えましょう。それだけで印象が変わります。

４．桁を間違えて発注ミスをしてしまった…メールではなく、すぐに電話連絡！

販売職などでうっかりやってしまいがちなのが、商品などの発注ミス。桁を間違えたりすると、会社に大変な損害を与えてしまいます。

発注ミスに気づいたら、取引先にすぐに連絡しましょう。その際に大切なのは、メールだけではなく、電話をすること。メールで連絡することも大事ですが、相手がいつ読むかわかりません。発注ミスの取り消しは一刻を争います。手遅れになる前に、すぐに連絡をしましょう。

連絡が間に合えば、ミスによる発注は取り消してもらえるかもしれません。相手に迷惑をかけたのですから、お詫びとお礼の言葉も忘れないようにしましょう。

５．領収書を紛失してしまった…レシートでも代用できます！再発行してもらえる場合も！

領収書は、社員の経費精算や支払先への処理に必要な書類です。経理事務は領収書に基づいて処理をしなくはいけません。もしもそんな大切な書類を紛失してしまったら…。

考えただけでも青ざめてしまいますよね。でも領収書を紛失してしまっても、レシートがあれば、信頼性の高い書類として代用できます。また、出金伝票や会社所定の書類に、支払先、金額、内容等を記載して処理すれば、それが事実であると認められる場合に限って、税務上も経費処理することができます。ただし、会社の規定によっては代用ができない場合もあるので、就業先にきちんと確認しましょう。

また、同じ内容の領収書が２枚あると脱税や虚偽申告などのトラブルになる可能性が高いため、むやみに領収書の再発行はしてもらえませんが、取引先などに事情を話して理解が得られた場合には、再発行してもらえる場合もあります。それが難しい場合でも、「領収証明書」や「支払証明書」といったお金の受け渡しを証明する書類を発行してもらえるケースがあります。就業先のルールを確認したうえで、再発行ができるか相談してみましょう。

ミスをした時ほど「報連相」が大事！

仕事でミスをすると上司に怒られる、取引先に迷惑をかけるなど、さまざまな不安が頭をよぎり、自分だけの判断で対処したり、連絡を後回しにしたりと、ミスを隠したくなるかもしれません。でも、それらはすべてNG行動です。
仕事の基本は「報連相（ホウレンソウ）」です。ミスによって起きた事実を把握し、できるだけ早く上司に報告・連絡・相談をして指示を仰ぎましょう。相談することで会社として適切な対策が打てるのはもちろん、自分一人で問題を抱え込まずに済み、気持ちも楽になります。

仕事のミスで落ち込んでしまっても、うまく気持ちを切り替えよう！

失敗をして落ち込んでいても、業務はたまっていくばかり。そんな時も自分なりの「気持ちの切り替え方」を知っていれば心の支えになります。次の例を参考にしてみてください。

• 文章に書いて落ち込んでいる自分の気持ちを整理する
• 親しい人に打ち明けたり、人の失敗談を聞いたり、客観的な意見を聞く
• 食べる、飲む、歌う、運動するなど、好きなこと・楽しいことをして気分転換
• 映画を見て泣く、笑うなど、感情を解放してリラックス
• ファッションや髪形を変えてみる
• 早く寝て気持ちを切り替える

ミスを引きずっていると、別のミスを招いてしまうことがあります。気持ちをリセットして、新たな気持ちで次の仕事に取り掛かりましょう。