2019/12/10

これだけチェックしておけば安心！ビジネスマナー10選

Mycochannelではこれまで、電話やメール対応、正しい言葉遣いなど、社会人として働く上で知っておきたい常識やマナーを紹介してきました。その中でも今回は、「え、知らなかった！」という人が多かった10のビジネスマナーについてまとめました。仕事をもっとスムーズに進めるためにも必見のビジネスマナーまとめ記事です。

1.敬語：使いがちな二重敬語に注意！
2.メール：件名は簡潔で分かりやすく
3.名刺の渡し方：モタモタはNG。スマートさを心がけて！
4.席の順番：上座と下座を瞬時に見きわめよ！
5.電話での言葉遣い：顔が見えない相手にも、細心の注意を
6.お辞儀の仕方：TPOに合わせてお辞儀も使い分けるべし
7.ホウレンソウ：基本中の基本を怠るなかれ！
8.欠勤連絡の方法：「電話で始業前に」連絡を怠るなかれ
9.机上の整理：デスク上の整理も仕事のうち！
10.冠婚葬祭マナー：大切な場面に失礼は禁物。最大限の注意を

1.敬語：使いがちな二重敬語に注意！

「とにかく丁寧に…」と思うあまり、やってしまいがちな二重敬語。でも、尊敬語＋尊敬語、謙譲語＋謙譲語など、敬語を重ねて使うのは適切ではありません。

【役職】＋【様】はNG

社長やオーナーはそれ自体が敬語なので、さらに「様」をつける必要はありません。

「お～になる」「ご～になる」＋「～られる」はNG

「お越しになられる」「ご覧になられる」は敬語が重複している表現。正しくは、「お越しになる」「ご覧になる」と使いましょう。

【各位】に【様】は不要

「各位」は多くの人に対してそれぞれに敬意を払って使う言葉で、「皆様」という意味。そこに「様」をつけると二重敬語になるため、「関係者各位」「担当各位」でOKです。

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2.メール：件名は簡潔で分かりやすく

ビジネスでは、大量のメールをスピーディーに把握して対応することも大事な仕事のひとつ。そこで、件名が「簡潔」で「分かりやすい」ことが大切になってきます。

件名は20文字程度に収める

件名にメールの内容が要約されていると、記載されている内容を把握しやすく、発信する側、受け取る側の業務効率アップにつながります。

具体的な名称、日時などを加える

「何」「いつ」「要望」が分かる件名が基本。例えば、次回の会議の日時に関する連絡の場合、「10/30 営業企画会議_日程変更のお願い」などとすると件名で要件が伝わります。また、重要なメールには【緊急】【要返信】などを加えると開封率が高くなります。

Re:は適度に加筆修正する

「Re」が長く続くのは、メールが読みづらくなる上に無精な印象を与えてしまいます。3〜4回続いたらタイトルから書き直すとよいでしょう。

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3.名刺の渡し方：モタモタはNG。スマートさを心がけて！

ビジネスの入り口では欠かせない名刺交換。名刺は両手で持つ、自分の名刺は名乗りながら渡すなど、名刺の渡し方でこれだけは知っておきたいことをご紹介します。

相手よりも低い位置で名刺を差し出す

名刺は、訪問者から先に差し出すのが基本。相手が先に名刺を差し出してきたら、自分の名刺はその少し下に差し出すようにしましょう。
同時に名刺を出してしまった場合は、ぞんざいな印象にならないよう、受け取った名刺にすぐに右手を添えましょう。

名刺交換は、偉い人から順番に行う

立場や役職が下の人、もしくは訪問者側から先に差し出すのが基本。例えば、訪問先が「部長」「課長」、訪問者が「課長」「新人」の場合、まずは訪問側の「課長」が「部長」へ、最後に「新人」が訪問先の「課長」へ渡すことになります。
名刺を忘れてしまった場合は、「ちょうど名刺を切らしており、申し訳ありません」と添え、自分の社名や部署、フルネームをはっきりと伝えましょう。

4.席の順番：上座と下座を瞬時に見きわめよ！

入り口からもっとも遠い席が上座、一番近い席が下座だということはなんとなく知っていても、それ以外は「？」という人も多いのでは。上座と下座は、場所によって入れ替わることがあるので、注意が必要です。

優先度は「役職」「社歴」「年齢」で決まる

誰を上座に通すかは、まずは役職から判断しましょう。同じ役職の人が複数いる場合、社歴が長く年齢が上の人が優先となります。

エレベーターにも上座はある！

エレベーターの場合、操作ボタンの近くが下座、その奥が上座となります。お客様をエレベーターに案内する場合は先にエレベーターに乗り込み、「開く」のボタンを押してお客様を招き入れるようにしましょう。

和室ではルールが変わる！？

料亭などの和室の場合、床の間の前が上座、出入り口の近くが下座です。ただし、中庭などを臨む和室の場合、景色が一番きれいに見える席を上座とすることも。その際は、「こちらの席からの眺めは絶景ですので、よろしければこちらにお座りください」などと理由を説明して勧めるようにしましょう。

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5.電話での言葉遣い：顔が見えない相手にも、細心の注意を

固定電話が少なくなった昨今、自分宛て以外の電話に出るのは少し怖いかもしれませんね。相手に失礼にならないマナーを覚えておけば、電話の応対も気持ちよくできるでしょう。

「ちょっと」はちょっと失礼

ついつい使いがちな「ちょっと」という言葉は、“軽くあしらわれた”という印象を相手に与えかねません。代わりに「少々」「しばらく」「少し」などを使うようにしましょう。

聞き取れなかった時はどうしたらいい？

相手の話がうまく聞き取れなかった時、「まぁいいか」で済ませるのはNGです。
「恐れ入ります。お電話が少し遠いようです」
「もう一度お願いいたします」
など必ず聞き直して確認し、メモを取ることを忘れないようにしましょう。

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6.お辞儀の仕方：TPOに合わせてお辞儀も使い分けるべし

ひと口にお辞儀と言っても、その角度によって実は3種類あることを知っていますか？相手やシチュエーションによって使い分けると印象アップにつながります。

会釈

頭を下げる角度は15度くらい。同僚との挨拶や、上司や顧客と廊下ですれ違う時など日常的に使います。

敬礼

頭を下げる角度は30度くらい。来客や上司に敬意を示して挨拶する時などに使います。

最敬礼

頭を下げる角度は45度くらい。正式な場面で改まった挨拶をする場合やお礼やお詫びを伝える時などに。頭を下げる時間も、会釈や敬礼より長めにしましょう。

7.ホウレンソウ：基本中の基本を怠るなかれ！

社会人1年生に、まず実践してもらいたい仕事の基本が「報告（ホウ）・連絡（レン）・相談（ソウ）」です。「ホウレンソウ」は、コミュニケーションアップにつながり、トラブルを事前に防ぐ効果があると言われています。「報告・連絡・相談」の回数は1日に4回がベストです。相手の状況や仕事の区切りを考慮して行いましょう。